МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".
5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи .
Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".
5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".
5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".
6. Особенности заполнения сведений
об увольнении (прекращении трудового договора)
и приеме (назначении) на работу в связи с переводом
работника на другую постоянную работу к другому
работодателю (в другую организацию) или его
переходом на выборную работу (должность)
6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".
На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.
7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
ФОРМА
ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ
ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
| N | Дата | От кого получено или кому отпущено | Основание (наименование документа, N и дата) | Приход | Расход | число | месяц | год | Количество | Сумма (руб.) | Количество | Сумма (руб.) | вкладышей (серия и номер) | трудовых книжек (серия и номер) | вкладышей (серия и номер) | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
| N п/п | Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее | Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее | Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник | Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника | Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку | Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) | Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) | Расписка работника в получении трудовой книжки | число | месяц | год | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
"Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
С изменениями и дополнениями от:
форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2 ;
форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3 .
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:
постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях";
постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";
постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";
пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";
постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".
Регистрационный N 5219
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить:
Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;
форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;
форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:
Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях";
Постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";
Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";
пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";
Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".
Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.П.ПОЧИНОК
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).
1. Общие положения
1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
2. Заполнение сведений о работнике
2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
3. Заполнение сведений о работе
3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.
3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.
Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек
Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.
Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).
Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.
На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).
Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.
Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.
Трудовая книжка - бланк строгой отчетности
Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).
Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .
Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.
Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.
Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки
Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.
Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.
Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.
Порядок ведения трудовых книжек
Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.
Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.
В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.
Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.
Как хранить трудовую книжку
Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.
Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.
Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.
Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (действующему до настоящего времени "TEXT о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность ( п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.
Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.
Сроки хранения трудовых книжек
У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.
Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.
Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.
Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.
То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.
Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.
Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Новая страница 1
10 октября 2003 г. постановлением Минтруда РФ № 69 была принята и 11 ноября 2003 г. зарегистрирована в Минюсте РФ (регистрационный № 5219) новая Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция). Тем же постановлением отменена ранее действующая Инструкция от 20 июня 1974 г.
Введены новые формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .
В соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), Инструкция устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек.
В разд. 1 Инструкции «Общие положения» закреплено, в частности, требование ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению в документах реквизита «дата». Во всех разделах трудовой книжки, т.е. и на титульном листе (дата рождения и дата заполнения трудовой книжки), даты должны быть записаны цифровым восьмизначным способом: два знака на день, два знака на месяц и четыре знака на год, причем именно в такой последовательности (день, месяц, год): дд.мм.гггг.
Записи разрешено делать перьевой, шариковой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Однако хотелось бы заметить, что разрешением вносить записи в трудовые книжки гелевой ручкой (несмотря на то что она очень удобна в работе) лучше не пользоваться, так как через несколько лет эти записи сильно выцветут, что создаст для работника много проблем.
Еще раз подчеркивается запрет на сокращения в записях, введенный Правилами. Какие-либо сокращения не допускаются, в том числе «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и др. Более того, в разд. 5Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) » приводятся примеры записей, из которых видно, что слова «пункт», «статья» «Трудовой кодекс» нужно писать полностью. Не допускается также сокращать название нашей страны «РФ». Следует писать «Российская Федерация».
Действительно, сокращение «РФ» в документах указывать нельзя, так как такой страны на политической карте Земли не существует. Есть Российская Федерация, или (сокращенно) Россия. Однако все же трудно понять, почему авторы Инструкции требуют полного написания названия государства, не разрешая нам писать хотя бы «Россия». Вряд ли возможно иное прочтение. Но закон есть закон. И поскольку сокращения запрещены , мы не будем их использовать.
Заверяя исправления в разделе трудовой книжки «Сведения о работнике» (титульный лист), нужно писать полностью все слова. Например: «Фамилия изменена (не «изм.») на «Коренева» на основании (не на «осн.») свидетельства (не «св-ва») о браке/о расторжении брака серия …, номер …, выданного (не «выд.») … отделом ЗАГС …(дата выдачи)».
Оформляя подпись руководителя фирмы или сотрудника кадровой службы при увольнении работника, должность нужно записывать полностью: не «ген. директор», а «генеральный директор»; не «мен. о/к», а «менеджер отдела кадров» и т.п.
Хотелось бы порекомендовать для таких случаев заказывать и использовать штампы (штамп для заверения исправлений на титульном листе, штамп с реквизитами подписи (должность и расшифровка, а для автографа оставлено место), возможен даже штамп с надписью «Трудового кодекса Российской Федерации»). Ведь штамп является упрощенным средством оргтехники, которое во многих случаях очень помогает нам в работе, так как им можно заменить любую запись, которую мы делаем вручную.
В этом же разделе разъясняется порядок внесения изменений в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как и раньше, когда действовала Инструкция от 20 июня 1974 г., в этих разделах недопустимы зачеркивания, замазывания неверных записей корректирующим составом, записи «исправленному верить» и т.п.
Для изменения неправильно сделанной формулировки нужно сделать специальную запись об этом. В соответствующем разделе трудовой книжки проставляется очередной порядковый номер записи в 1-й графе, во 2-й графе ставится дата внесения исправления, в 3-й графе пишется: «Запись № … недействительна». После этого (под теми же номером и датой) записывается правильная формулировка и в 4-й графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя с указанием номера и даты издания документа (чаще всего ссылка делается на приказ). Возникает вопрос, на какой именно приказ следует ссылаться.
Все зависит от причины, вследствие которой в трудовую книжку была внесена ошибочная запись. Если ошибка возникла из-за невнимательности кадровика, который неверно переписал в трудовую книжку формулировку приказа, - ссылка делается на тот же приказ, который указан в ошибочной записи.
Но если ошибка содержалась в самом приказе и оттуда перешла в трудовую книжку, то для того чтобы внести исправление в нее, нужно исправить документ-основание, т.е. приказ. Для этого издается новый приказ «О внесении изменений в приказ №… от …», где указывается, что «во изменение приказа такого-то …(далее пишется правильная формулировка)». В этом случае ссылка в трудовой книжке будет сделана на этот новый приказ.
В таком порядке признаются недействительными записи о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, об увольнении (причем в случае признания незаконности перевода или увольнения как самим работодателем, так и в случае отмены перевода или восстановления на прежней работе, или изменения формулировки причины увольнения судом, прокуратурой, государственной инспекцией труда).
В соответствии с Инструкцией при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, работник может подать заявление о выдаче дубликата . Получив такое заявление , работодатель обязан оформить работнику дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.
По иной методике, изложенной в п. 2.3 разд. 2Инструкции «Заполнение сведений о работнике» , вносятся изменения в титульный лист трудовой книжки. Здесь (и только здесь!) неверная информация - фамилия, имя, отчество, дата рождения - зачеркивается одной тонкой чертой, прозрачно, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись. Рядом делается новая, правильная запись.
В отличие от ранее действовавшей Инструкции особо отмечено то, что изменения и дополнения записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Это абсолютно логично: полученное работником высшее образование не отменяет наличие у него среднего образования, как и новая профессия не лишает его приобретенной ранее.
В п. 2.1. разд. 2 Инструкции поясняется также, как правильно сделать запись об образовании на титульном листе трудовой книжки. Работник может иметь основное общее (9 классов), среднее общее (11 классов), начальное профессиональное (ПТУ), среднее профессиональное (техникум), высшее профессиональное (вуз) и послевузовское профессиональное образование (аспирантура и пр.).
Особо подчеркивается, что все записи производятся на основании соответствующих документов .
Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (разрешено пользоваться военным билетом, заграничным паспортом, водительскими правами и др.).
Запись об образовании осуществляется на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п., надлежащим образом заверенных.
Запись о незаконченном образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п., также надлежащим образом заверенных.
На титульном листе обязательно должны быть:
▪ подпись работника , который своим автографом заверяет правильность внесенных сведений;
▪ подпись лица , ответственного за выдачу трудовых книжек (по сути даже не автограф, а просто разборчиво написанная фамилия);
▪ печать организации, выдавшей работнику трудовую книжку.
Раздел 3 Инструкции «Заполнение сведений о работе» подробно и с примерами описывает порядок внесения в трудовую книжку записей о работе (о приеме, переводе и увольнении), об изменениях в названии должности, о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.), об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации.
По-новому сформулировано правило о внесении в трудовую книжку записей о работе по совместительству . В ранее действовавшей Инструкции говорилось, что такая запись делается в обязательном порядке администрацией по основному месту работу, но по письменному заявлению работника может и не производиться . Согласно новой Инструкции, запись о работе по совместительству теперь вносится по желанию работника.
Однако в ранее действовавшей Инструкции было четко указано, что эта запись делается на основании приказа о приеме на совмещаемую работу или об увольнении с нее (т.е. работник должен был представить в отдел кадров по основному месту работу копии соответствующих приказов - если они были односубъектными, или выписки из них - если приказы были на нескольких работников).
В новой Инструкции говорится просто о документе, подтверждающем работу по совместительству . Следовательно, это может быть, как и прежде, копия или выписка из соответствующего приказа либо, видимо, справка с места работы по совместительству. Следует помнить, что пользоваться в качестве основания для внесения таких записей трудовым договором можно только с большой осторожностью.
Так, запись о приеме на работу делать на основании трудового договора не рекомендуется . Поскольку, заключив договор и получив свой экземпляр, работник может (по разным причинам) так и не приступить к работе. Для внесения записи об увольнении трудовой договор можно использовать только в том случае, если на нем сделана отметка о прекращении трудового договора с указанием даты и причины увольнения.
Также в разд. 3 Инструкции указывается, как делаются записи о переименовании организации (заметим, что в крупных фирмах для этого тоже имеет смысл использовать штамп).
В этом же разделе описывается порядок внесения записи о невключении в непрерывный трудовой стаж времени работы в период отбывания наказания и, наоборот, о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа (например, в тех случаях, когда в период между увольнением и поступлением на работу в организацию работник стоял на учете в центре занятости, что подтверждается соответствующей справкой, либо был болен, что подтверждается справкой, выданной лечебным учреждением, с подписями лечащего и главного врачей, удостоверенными печатью, либо служил в армии, что подтверждается военным билетом).
Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей - записей об увольнении - вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)» . Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры. Причем для примеров взяты именно те основания увольнения, по которым с момента принятия нового Трудового кодекса были расхождения во мнениях. На какую статью делать ссылку при увольнении по собственному желанию: п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации? И можно ли вообще пользоваться формулировкой «по собственному желанию» или нужно писать «по инициативе работника»? На какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон - п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации? Данные вопросы были урегулированы Правилами, определившими лишь три статьи для ссылок: ст. 77, ст. 81, ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (пп. 15–17 Правил).
Инструкция снимает все вопросы приведенными в ней примерами: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»; «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Особо рассмотрены в разд. 6 особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). При внесении сведений об увольнении по п. 5 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» требуется указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия . Вэтом случае решающую роль играет формулировка в заявлении работника. В заявлении может быть написано: «прошу оформить мое увольнение в порядке перевода в такую-то организацию» либо: «согласен на увольнение в порядке перевода в такую-то организацию». В зависимости от этого и в приказе об увольнении, и в трудовой книжке будет указано, что работник уволен в порядке перевода либо по просьбе работника , либо с согласия работника .
При приеме на новую работу обязательно указать, что работник принят в порядке перевода .
Раздел 7 Инструкции посвящен особенностям заполнения дубликата трудовой книжки.
В п. 32 Правил говорится, что в дубликате должен быть суммарно записан общий стаж работы, а также должны быть внесены сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Инструкция также требует указывать суммарно общий трудовой стаж работы, т.е. общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого, как сказано в разд. 7 Инструкции, общий и/или непрерывный трудовой стаж работы (подтвержденный надлежаще оформленными документами) записывается по отдельным периодам работы: прием и увольнение по каждому месту работы, а если есть сведения о переводе на другую постоянную работу в той же организации, то они тоже должны быть отражены в дубликате трудовой книжки.
Все сведения в дубликат вносятся на основании представленных документов . При этом Инструкция обязывает работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Сами документы, после того как с них будут сняты и заверены отделом кадров копии, возвращаются работнику .
Таким образом, кадровику при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (Правила опубликованы в «Вестнике отдела кадров» № 1 за 2003 г., Инструкция - в «Вестнике отдела кадров» № 6 за 2003 г.). Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.
И.В. Журавлева, консультант, руководитель курса «Кадровая работа в современной организации»